"Haben wir diese 50 Sack Zement wirklich bekommen?"

Die Situation aus der Praxis: Der Chauffeur liefert das Material für den Innenausbau auf die Baustelle. Dein Stift unterschreibt den Lieferschein schnell auf der Motorhaube und steckt das Papier in seine Latzhose. Danach geht's an die Arbeit.

Vier Wochen später flattert die Rechnung des Lieferanten über 4'500 CHF ins Büro. Die Buchhalterin fragt: "Stimmt das? Wurden die 3 Spezialtüren wirklich geliefert? Eine war doch beim Transport beschädigt?" Keiner weiss es mehr. Der Lieferschein ist spurlos verschwunden, wahrscheinlich im Müll gelandet.

Das Risiko des Blindflugs

Ohne Lieferschein bezahlst du Rechnungen auf gut Glück. Lieferanten machen Fehler. Manchmal fehlt Material, manchmal wird etwas doppelt verrechnet. Wenn du das nicht kontrollieren kannst, schmilzt deine Marge bei jedem Projekt.

Die Lösung per WhatsApp & Inbound

Wir machen das Handy deiner Mitarbeiter zum Scanner für den Wareneingang.

1. Ware prüfen & knipsen: Der Mitarbeiter unterschreibt den Lieferschein und macht sofort ein Foto davon.
2. WhatsApp senden: Er sendet das Foto an die Agenten-Nummer mit dem Text: "Lieferschein Meier AG. Tür 3 hat einen Kratzer, geht retour."
3. Das Büro weiss Bescheid: Der Agent extrahiert den Lieferanten, sichert das Dokument revisionssicher im Echtzeit-Audit-Log und heftet den Kommentar an den Datensatz.

Wenn die Rechnung Wochen später digital eintrifft (z.B. durch automatische E-Mail-Weiterleitung), gleicht die KI den Lieferanten und die Beträge ab. Die Buchhaltung sieht sofort die Warnung deines Poliers zur defekten Tür und kann die Rechnung kürzen, bevor das Bank-Matching durchgeführt wird.